Firma digitale, sempre più smart e immateriale

In un mondo del lavoro che diventa sempre più digitalizzato, i professionisti non possono ormai fare a meno della firma digitale. Si tratta di un sistema che può ufficialmente sostituire la firma autografa, garantendo la sicurezza dell’utente e l’autenticità del documento firmato e del suo contenuto. Ma come funziona? A chi è rivolta? Esistono delle alternative?

Cos’è la firma digitale

La firma digitale è un tipo di firma elettronica qualificata. Grazie alla firma digitale, che sostituisce sui media elettronici la firma manoscritta, è possibile garantire l’identità del firmatario, l’integrità dei documenti firmati, il cui contenuto non può essere modificato o alterato una volta apposta la firma, e il non ripudio dei documenti.

La firma digitale può essere impiegata sia dalle imprese che dai liberi professionisti, per rendere più agile lo scambio di documenti. Impiegando la firma digitale, infatti, da un lato si garantisce l’autenticità e il valore legale del documento, dall’altro si possono sfruttare la velocità e la comodità tipiche dei mezzi di comunicazione digitali.

Come funziona

Chi desidera usufruire di un servizio di firma digitale, deve acquistare un kit di firma digitale - scegliendo tra le proposte quello più adatto alle proprie esigenze - e seguire le procedure per attivare la propria identità secondo le regole del provider selezionato.

L’autenticità dei documenti e l’identità di chi li ha firmati sono garantiti dall’utilizzo della crittografia asimmetrica. Questo sistema prevede l’impiego di due chiavi di crittografia, ovvero di due diversi algoritmi che “nascondono” o rendono visibile il messaggio scambiato: il primo è privato e viene impiegato da chi firma il documento; il secondo, pubblico, viene impiegato dal destinatario per decifrare il messaggio. La prima chiave viene installata su un dispositivo sicuro e può essere sbloccata solo con un codice Pin o specifici lettori. Per ogni documento viene generata un’impronta a cui non è associato nessun altro documento. Il destinatario dovrà invece disporre di un software in grado di decriptare il messaggio e ricostruire l’impronta. Se le impronte di mittente e destinatario corrispondono, il documento può essere considerato autentico e la firma digitale valida.

La firma digitale è quindi una valida alleata nel mondo di oggi, sempre più smart e immateriale.

Altre possibilità: la firma elettronica

Com’è facile intuire, però, la firma digitale è anche uno strumento complesso, adatto solo ad alcune esigenze e che richiede l’uso di programmi informatici specifici. In tanti però, pur non disponendo di questi mezzi, potrebbero avere il bisogno di firmare elettronicamente i propri documenti, in un’ottica di risparmio di carta, tempo ed energie, volendo allo stesso modo fornire garanzie circa l’identità del firmatario. Una possibilità è allora la firma elettronica, che permette di firmare i propri documenti - dando quindi maggiori garanzie a chi partecipa allo scambio -, ma senza utilizzare software né da parte di chi firma, né da parte di chi riceve il documento. Tutto quello che serve è infatti la sottoscrizione di un abbonamento ad un servizio di Contract management. Chi decide di usare la firma elettronica può scegliere tra firma elettronica semplice (fes), la firma elettronica avanzata (fea) e la firma elettronica qualificata (feq), a seconda delle proprie esigenze; la fes può essere impiegata per firmare documenti come informative o contratti di lavoro, mentre la fea è adatta a firmare documenti che necessitano di un’identificazione del firmatario più forte, come le polizze assicurativa. La feq, invece, più costosa e complessa, equivale alla firma autografa e ha il valore legale più forte in assoluto.

Come ottenerla

Avere la propria firma elettronica è semplice. Basta infatti affidarsi a servizi come quelli di Yousign, che offre soluzioni per la firma elettronica semplice - verificata attraverso un codice Otp - e per la firma elettronica avanzata - che viene verificata attraverso un documento di identità. Yousign permette di integrare facilmente la firma elettronica a tutti gli altri strumenti informatici che impieghiamo quotidianamente, specialmente sul lavoro.