Aziende e contabilità: le novità di Soldo per tenere sotto controllo le spese

Che si tratti di una start-up o di un'azienda con anni di esperienza alle spalle, la gestione delle spese e dei bilanci è prioritaria e va seguita fin nei minimi dettagli. Non sempre è facile farlo, specialmente se si ricorre ancora ai documenti cartacei, e allora l'ottimizzazione passa per la digitalizzazione dei processi ripetitivi, automatizzandoli. In tal modo non solo si rende tutto molto più rapido e ordinato, ma di fatto si limita l'errore umano che può sempre verificarsi. Una delle piattaforme più utilizzate in tal senso è di certo Soldo.

Le novità di Soldo

La classifica è quella della UK Technology Fast 50™ di Deloitte e Soldo si è aggiudicata il trentacinquesimo posto entrando a farne parte per il secondo anno di fila: si riconferma così una delle aziende che si occupano di tecnologia più ricercate dalle realtà che intendono digitalizzare i processi interni.

Tra gli strumenti messi a disposizione della piattaforma c'è un ambiente virtuale unico nel quale racchiudere tutte le spese, suddividendole opportunamente per categorie e coinvolgendo i propri collaboratori: in questo senso, ognuno può avere determinate autorizzazioni d'intervento da preimpostare e potrà, ad esempio, inserire fatture o stilare statistiche.

Ma una delle novità più smart risiede nel sistema di archiviazione, che con una semplice foto a uno scontrino consente al collaboratore di inviare il pagamento in tempo reale, sfruttando un'app dedicata su smartphone. Vi sono poi carte sia fisiche che virtuali da utilizzare durante le trasferte per fare acquisti di materiale, rifornire i mezzi aziendali di carburante e provvedere a tutte le spese tracciandole senza rischio di dimenticanze o frodi.

Dall'impostazione di budget predefiniti alla creazione di wallet per le diverse esigenze, Soldo consente una gestione a 360 gradi dell'intera contabilità e in pochi clic.

Come gestire al meglio la contabilità con l’aiuto di un software

La contabilità aziendale rappresenta quindi uno dei pilastri dell'impresa, il fondamento su cui basare tutte le decisioni che riguardano acquisto di materiali, assunzione di nuovo personale o limitazione di attività superflue. Avere tutto sotto controllo richiede tempo ed energie da parte di più persone e se si possono ottimizzare per dedicarli ad attività di sviluppo del marketing, non potrà che essere positivo. Uno dei primi passi è proprio quello di eliminare il più possibile gli archivi cartacei, inserendo in un ambiente virtuale fatture emesse, ricevute di pagamento, buste paga e persino bollette delle forniture.

Nell'ambito dei guadagni, ad esempio, si può visionare con maggiore chiarezza quali sono i settori più efficienti e quelli da implementare, mentre per quanto concerne le spese si può rendere una trasferta più conveniente pianificando il budget, i mezzi di trasporto più performanti e persino il percorso meno impegnativo. Dalle spese dei pedaggi autostradali a quelle per il pernottamento, passando per l'eventuale rifornimento di carburante, tutto deve essere correttamente registrato e tracciato. A tutto ciò si aggiunge il parco mezzi, i veicoli acquisiti in leasing o a nolo, quelli di cui pagare la quota assicurativa o la tassa di Bollo obbligatoria e persino le revisioni ordinarie e straordinarie.

In un'impresa occorre anche tenere sotto controllo tutte le spese concernenti le risorse umane e poter digitalizzare scadenze, rimborsi e buste paga contribuisce a snellire ulteriormente il sistema aziendale, oltre a scongiurare dimenticanze ed errori. Naturalmente tutte queste azioni possono essere fatte a opera di un singolo responsabile o di più collaboratori che comunichino fra loro, specie nelle realtà più articolate, dedicando a ognuno un settore ben preciso. Ma il risparmio di tempo nella gestione digitalizzata sarà comunque determinante a livello trasversale.