Archiviazione documenti: i prodotti di cartoleria necessari e alcuni consigli su come organizzare al meglio l'archivio

Nell'era della digitalizzazione, ancora oggi, molte aziende sono costrette a fare i conti con l'archiviazione fisica di documenti cartacei. Nasce così l'esigenza di poter conservare e gestire al meglio documenti, fatture, ricevute, contratti e tanto altro. Per questo motivo è importante poter organizzare correttamente i propri archivi in modo da poterli consultare facilmente e nel più breve tempo possibile. Cerchiamo adesso di capire come organizzare al meglio l'archivio fisico e quali prodotti di cartoleria è necessario acquistare, tenendo conto anche di una serie di caratteristiche.

 

I prodotti di cartoleria per archivio fisico

Tra i prodotti di cartoleria da ufficio, per organizzare al meglio l'archivio fisico di una qualsiasi attività, rientrano i raccoglitori, dotati generalmente di un meccanismo ad anelli che possa contenere il documento o la busta che lo protegge, schedari e scatole porta progetti. Senza contare l'essenzialità di armadi, cassettiere e classificatori, indispensabili per evitare di lasciare documenti e cartelle sparse in giro o in disordine. Tra l'altro archivi specifici, come quelli relativi al personale, potrebbero contenere dati sensibili ed è consigliabile che non siano accessibili a persone non autorizzate.
I raccoglitori vanno scelti in base all'utilizzo che se ne deve fare ed è possibile classificarli in:

• registratori, con custodia in cartone e utilizzati perlopiù per archiviare documenti la cui consultazione avviene occasionalmente, come fatture o documenti di trasporto;
• cartelle ad anelli, senza custodia e utilizzati per documenti che richiedono consultazioni frequenti oppure per raccogliere materiale informativo da presentare ai clienti.

La maggior parte dei raccoglitori presenti sul mercato sono in formato A4 ma ne esistono anche in formato A5, A3 e in formati più grandi, usati ad esempio per progetti o disegni. L'altezza del protocollo può essere di 34 o 31 cm per cui è consigliabile, prima dell'acquisto, misurare l'altezza dei ripiani dei propri armadi. Il dorso invece è di 3 o 8 cm e dipende molto dal tipo di anelli utilizzati all'interno della cartella e dalle dimensioni del loro diametro. Maggiore sarà il diametro e più ampio sarà il dorso della cartella.

Un altro aspetto da considerare è sicuramente quello relativo ai materiali di cui è composto il raccoglitore. La carta è quella maggiormente utilizzata ma riguarda perlopiù raccoglitori destinati ad usi brevi (massimo 1 anno). Non a caso i raccoglitori di carta rappresentano la soluzione di archiviazione più economica. Diverso discorso invece per la plastica, destinata a utilizzi più duraturi. I raccoglitori in plastica infatti sono più pregiati e resistenti e sono ideali per consultazioni frequenti.

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Consigli su come organizzare al meglio l'archivio

Innanzitutto occorre ricordare che l'archivio deve essere consultabile e condivisibile con il personale addetto, per questo è buona abitudine riportare sul dorso le informazioni principali (anno, tipologia di documento, ecc.) in modo che sia facilmente fruibile per tutti. I faldoni vanno riempiti fino alla loro portata evitando così che il gancio interno si rompa e i fogli fuoriescano.

Al momento dell'archiviazione si consiglia di mettere vicino tutti i faldoni dello stesso anno, in modo omogeneo e per tipologia di documento in modo tale che quando saranno fiscalmente scaduti sarà più semplice mandarli al macero. I documenti cartacei attinenti al personale, alle visite mediche, ai versamenti dei contributi, vanno invece conservati per oltre 10 anni al fine di poterli esibire in caso di specifiche richieste da parte dell'INPS.